Abonnementsaftale for Docendo
25. maj 2018
Dette dokument beskriver de generelle betingelser, der gælder i forholdet mellem:
Docendo ApS
Vesterå 15, 1.
9000 Aalborg
CVR 39171074
(herefter "Docendo")
og købere af Docendos serviceydelser (herefter "Kunde" eller "Kunden").
Dette dokument udgør det komplette aftalegrundlag, inklusive databehandleraftale mellem Docendo og Kunden (herefter "Aftalen").
6. Kontakt angående Aftalen 3
9. Abonnementets omfang og anvendelse 4
14. Opdateringer af Servicen 5
15. Tilgængelighed af Servicen 5
16.3. Docendos forpligtelser som Databehandleren: 6
16.3.1. Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger 6
16.3.2. Medarbejderforhold 7
16.3.4. Bistand og dokumentation for overholdelse af forpligtelser 7
16.3.5. Underdatabehandlere 7
16.3.6. Overførsel til tredjelande og internationale organisationer 8
16.3.7. Databehandling udenfor aftalen 8
Docendo udvikler og driver servicen “Docendo - fleksibel skemalægning” (herefter “Servicen”) særligt henvendt til skoler. Servicen er tilgængelig via internettet.
Det er en forudsætning for at indgå denne Aftale, at Kunden er en juridisk person. Aftalen indgås mellem Docendo og Kunden, og det er Kundens ansvar, at de personer, som Kunden opretter i eller giver adgang til systemet (”Brugere”), er informeret om relevante betingelser og vilkår vedrørende Aftalen.
Kunden må ikke producere, sælge eller på anden måde forhandle systemer der laver skemalægning eller planlægning.
Kunden kan købe adgang til Servicen ved at tegne et abonnement (herefter “Abonnementet”). Abonnementet løber og fornyes, indtil det opsiges.
Abonnementet kan opsiges af begge parter. Opsigelse skal ske skriftligt for at være gyldig.
Når Abonnementet er opsagt og perioden der er betalt for udløber, ophører Aftalen. Forudbetalt abonnement betales således ikke tilbage.
Opsigelse af abonnement skal ske før datoen, hvor ny abonnementsperiode starter. Dette gælder både for måneds- og årsabonnementer. Abonnementsperiode fremgår af seneste faktura. Opsiges et abonnement, har Kunden således adgang til Servicen resten af den igangværende abonnementsperiode. Adgangen lukkes første dag efter sidste dato i abonnementsperioden.
Kunden kan vælge at betale enten månedligt eller årligt. Docendo fakturerer Kunden forud for perioden.
Ved forsinket betaling opkræver Docendo renter i overensstemmelse med den til enhver tid gældende rentelov.
Alle priser er ekskl. moms. De aktuelle priser fremgår af hjemmesiden for Docendo.
Docendo kan til enhver tid ændre prisen dog ikke for den del af abonnementet der er betalt i forvejen. Der tilbagebetales ikke til Kunden, hvis prisen for abonnementet bliver reduceret.
Docendo forbeholder sig endvidere retten til årligt at regulere abonnementspriserne i forhold til Forbruger- og Nettoprisindekset, dog med minimum +2%.
Kunden udpeger en fysisk person hos Kunden som er ansvarlig for kontakt vedrørende Aftalen (herefter “Aftaleansvarlige”). Kunden skal sørge for at den Aftaleansvarlige kan kontaktes af Docendo via e-mail og telefon. Kunden udpeger også en eller flere kontaktpersoner (herefter “Kontaktpersonerne”) som må kontaktes af Docendo angående driften af Servicen, Kundens brug af Servicen og alle andre forhold som er nødvendig for samarbejdet mellem Kunden og Docendo.
Docendo kan kontaktes via email og telefon, som fremgår af hjemmesiden for Docendo.
Docendo kan foretage ændringer i Aftalen med 30 dages varsel. Ændringer varsles på docendo.dk ved login og sendes på mail til den Aftaleansvarlige. Sker der ændringer i Aftalen, som kun er til Kundens fordel, kan de træde i kraft uden varsel.
Docendo tilbyder at Kunden kan afprøve Servicen uden at skulle betale (herefter “Prøveperioden”). Der gælder følgende betingelser:
Kunden opnår i overensstemmelse med Aftalen en ikke-eksklusiv adgang til at anvende Servicen i abonnementsperioden. Kunden erhverver ikke Servicen eller en kopi eller del heraf og opnår ikke licens til at afvikle Servicen.
Adgangen til at anvende Servicen gælder udelukkende for Kunden og dennes ansatte, og Servicen må ikke benyttes for andre end Kunden eller til at foretage databehandling eller yde andre ydelser for andre end Kunden.
Kunden skal sikre, at Servicen ikke bliver anvendt på en måde, som kan skade Docendos navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.
Docendo ejer enhver immaterialret til Servicen og deres indhold, herunder, men ikke begrænset til, ophavsrettighederne til al tekst og andet materiale, programmering og koder. Kunden opnår ingen immaterielle rettigheder til produkterne eller deres indhold. Enhver kopiering af hele eller dele af produkterne og deres indhold er ikke tilladt, medmindre der foreligger en særskilt skriftlig aftale herom mellem Kunden og Docendo.
Kunden må ikke afkode produkterne eller på anden måde forsøge at få adgang til kildekoden eller dokumentationen tilhørende Servicen, herunder opbygningen og sammensætningen af Servicen.
Kunden har ikke tilladelse til at fremvise Servicen for andre leverandører af skemalægnings- og vikardækningssystemer.
Docendo kan til enhver tid overdrage Aftalen eller dele heraf til et med Docendo koncernforbundet selskab, eller som et led i en samlet overdragelse af Docendos aktiviteter til tredjemand.
Kunden er ikke berettiget til at overdrage abonnementet til tredjemand, hverken helt eller delvist.
Kunden har adgang til support via telefon, web og e-mail.
Ved misligholdelse af Aftalen kan Docendo midlertidigt lukke for adgang og brugsret til Servicen, indtil misligholdelsen ophører.
Ved mislighold menes:
Hvis Kunden i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser, kan Docendo ophæve Abonnementet med øjeblikkelig virkning uden refusion af prisen for den resterende periode af Abonnementets løbetid.
Ved væsentlig mislighold menes:
Docendo er uden ansvar for tab som følge af indirekte skade eller følgeskade, herunder driftstab, forventet besparelse, datatab eller omkostninger i forbindelse med reetablering af data. Docendos erstatningsansvar er under alle omstændigheder begrænset til det, Kunden har betalt - dog maks svarende til et års abonnement.
Servicen opdateres løbende med nye funktioner, og disse er, med mindre andet er angivet, frit tilgængelige som en del af abonnementet. Docendo har ret til at foretage ændringer i opbygningen af Servicen eller af funktioner og hermed af brugerfladen.
Det er Docendos ambition, at Servicen er tilgængelig 24 timer i døgnet hele året rundt.
Ændringer, der kan gøre Servicen utilgængelig, udføres uden for normal arbejdstid hvis muligt. Ændringer, der gør Servicen utilgængelig i længere tid, annonceres i forvejen i Servicen og udføres uden for normal arbejdstid hvis muligt.
Hvis driftsforstyrrelser, som ikke er varslet, medfører, at Servicen er utilgængeligt for abonnenten i en sammenhængende periode på minimum 24 timer, kan abonnenten i dette tilfælde kræve forholdsvis forlængelse af abonnementet svarende til den tid, produktet har været utilgængeligt.
Gældende databeskyttelseslovgivning (defineret nedenfor) kræver, at der mellem en dataansvarlig (Kunden) og en databehandler (Docendo), der behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, indgås en skriftlig aftale, som fastlægger omfanget af og kravene til den pågældende behandling. Dette afsnit ("Databehandleraftalen") er derfor vedtaget mellem parterne som en del af Aftalen.
Som led i Docendos levering af Servicen, skal Docendo behandle personoplysninger på Kundens vegne.
Docendo må alene behandle personoplysninger i henhold til og med det formål at opfylde nærværende Aftale i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.
Docendos behandling af personoplysninger kan relatere sig til Ansatte hos Kunden.
Docendos behandling af personoplysninger kan relatere sig til følgende typer af personoplysninger; navn, e-mail, telefonnummer.
Personoplysningerne kan blive genstand for følgende grundlæggende behandlinger: indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning, genfinding, søgning, sammenstilling, sletning.
Docendo har ansvaret for at gennemføre fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et passende sikkerhedsniveau. Foranstaltningerne skal gennemføres under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammensætning og formål samt risici af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. Docendo tager bl.a. kategorien af personoplysninger i betragtning ved fastlæggelsen af disse foranstaltninger.
Docendo gennemfører de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen af personoplysninger opfylder kravene i den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.
Docendo sikrer, at medarbejdere, der behandler personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
Docendo sikrer, at adgangen til personoplysningerne begrænses til de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at kunne opfylde leveringsforpligtelserne over for Kunden i henhold til Aftalen.
Docendo sikrer, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for Kunden, kun behandler disse i overensstemmelse med Aftalen.
Docendo underretter uden unødig forsinkelse Kunden om brud på persondatasikkerheden, der potentielt kan føre til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysningerne behandlet for Kunden.
Endvidere skal Docendo bistå Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser til at (i) dokumentere alle brud på persondatasikkerheden, (ii) anmelde eventuelle brud på persondatasikkerheden til de(n) kompetente tilsynsmyndighed(er) og (iii) underrette de registrerede om sådanne brud på persondatasikkerheden, det hele i overensstemmelse med artikel 33 og 34 i Forordning om Databeskyttelse.
Docendo skal på Kundens anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan påse, at kravene i den gældende databeskyttelseslovgivning overholdes. Docendo skal endvidere give tilladelse og bidrage til eventuelle revisioner, herunder inspektioner, der foretages af en revisor, som er bemyndiget hertil af Kunden.
Docendo skal straks underrette Kunden, hvis Docendo mener, at en anmodning i henhold til ovenstående er i strid med den gældende databeskyttelseslovgivning.
Docendo bistår Kunden i fornødent og rimeligt omfang ved opfyldelse af Kundens forpligtelser ved behandling af personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning, der er omfattet af denne Aftale, herunder ved:
Docendo må kun gøre brug af en tredjepart til behandlingen af personoplysninger for Kunden (”Underdatabehandler”) i det omfang, dette fremgår af den anførte fortegnelse over underdatabehandlere på Docendos hjemmeside, som kan findes her: Liste med underdatabehandlere
Docendos Underdatabehandlere omfattes af en skriftlig aftale, som pålægger Underdatabehandleren minimum de samme databeskyttelsesforpligtelser og vilkår, som påhviler Docendo i denne Databehandleraftale.
Docendo er direkte ansvarlig for Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på samme vis, som var behandling foretaget af Docendo selv.
Docendo må kun overføre personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer i det omfang dette fremgår af nærværende aftale.
Overførsel af personoplysninger må i alle tilfælde kun ske i det omfang, det er tilladt ifølge den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning..
Docendo kan behandle personoplysninger uden for Aftalen i tilfælde, hvor det kræves af EU-retten eller national ret, som Docendo er underlagt.
Ved behandling af personoplysninger uden for Aftalen skal Docendo underrette Kunden om årsagen hertil. I så fald skal Docendo dog først, i det omfang det er lovligt, underrette Kunden om et sådant pålæg, og i det omfang det er muligt, give Kunden mulighed for at gøre indsigelser herimod.
Databehandleraftalen i ophører automatisk i forbindelse med Aftalens ophør eller udløb eller på Kundens anmodning.
Docendo og dennes Underdatabehandlere sletter ved Aftalens ophør alle personoplysninger, som Docendo har behandlet under denne Aftale, hvor der ikke i henhold til telelovgivningen er forpligtelser til opbevaring.
På kundens udtrykkelige anmodning før Aftalens ophør eller udløb, skal Docendo og dennes Underdatabehandlere dog tilbagelevere alle personoplysninger, som Docendo har behandlet under denne Aftale, til Kunden, i det omfang Kunden ikke allerede er i besiddelse af personoplysningerne og hvor der ikke i henhold til telelovgivningen er forpligtelser til opbevaring.
Docendo er herefter forpligtet til at slette alle personoplysninger fra Kunden. Kunden kan anmode om fornøden dokumentation for, at dette er sket.
Enhver tvist eller uoverensstemmelse, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, skal først søges løst ved umiddelbar forhandling mellem parternes aftaleansvarlige personer.
Såfremt tvisten ikke kan løses ved forhandling inden 14 dage, er hver af parterne berettiget til at indgive begæring til Mediationsinstituttet om påbegyndelse af mediation. Mediationen skal finde sted i overensstemmelse med de til enhver tid gældende ”Regler for behandling af sager ved Mediationsinstituttet”.
Såfremt mediationen ikke fører til en løsning på parternes tvist, kan hver af parterne indbringe tvisten for voldgift. Tvisten kan ikke indbringes for domstolene. Voldgiften gennemføres i henhold til den til enhver tid gældende danske voldgiftslov.
Hvis de af parterne udpegede voldgiftsdommere ikke kan blive enige om, hvem der skal være formand for voldgiftsretten udpeges denne af Mediationsinstituttet. Stedet for voldgiften skal være Aalborg.