Dette er et gæste-blogindlæg af viceskoleleder på Aars Skole,
Henriette Qvist Muldbjerg
2020 har med corona-pandemien på mange måder været et udfordrende og hektisk år i skoleverdenen, som har krævet nytænkning. Men inden jeg går i dybden med dét, spoler jeg lige tiden tilbage til 2015. Her oplevede jeg som leder på min tidligere arbejdsplads i et 10. klassecenter en hverdag, der kaldte på fleksible løsninger og behov for løbende tilretninger af skemaer og timer.
Dengang stiftede jeg derfor bekendtskab med Docendo, som med deres produkt til fleksibel skemalægning passede perfekt til denne hverdag. Docendo var en fast del af min hverdag, til jeg i sommeren 2019 skiftede 10. klasse ud med min nuværende stilling som viceskoleleder på Aars Skole i Vesthimmerlands Kommune. Under den hektiske corona-tid fik jeg i efteråret 2020 her igen mulighed for at gå i gang med Docendo.
Behov for struktur og overskuelighed
Jeg oplevede på Aars Skole, at vi manglede overblik over f.eks. møder, og at der manglede struktur for det, som ikke bare er på undervisningsskemaet. Desuden oplevede jeg i emne-, projekt- eller anderledes uger, at det var alt for tidskrævende og omstændigt at planlægge og omstrukturere skemaer og planer, fordi vores daværende skemasystem ikke muliggjorde dette i den grad vi ønskede. Og da corona så ramte os første gang i marts måned, gav det os hovedbrud, da vi op til flere gange og i løbet af kort tid skulle omlægge al undervisning. Vi oplevede et stort behov for at få en struktur og overskuelighed, som trods forandringer og løbende tilretninger kunne give personalet ro og overblik i dagligdagen.
Fra min tidligere arbejdsplads vidste jeg, at Docendo ville kunne tilgodese nogle af disse ting, men kunne det også håndtere den store kompleksitet på en stor grundskole med mange medarbejdere med mange forskellige indgangsvinkler og forskellige syn på struktur og overblik?
Docendo til afprøvning i udskolingen i en corona-tid – udbredt til hele skolen og SFO
Vi kontaktede Docendo-folkene fra Aalborg, og vi fik på Aars Skole lov i en periode at afprøve Docendo i den komplekse verden, som en stor grundskole med næsten 600 elever, specialklasser og SFO er. Og i en foranderlig verden med nærmest daglige forandringer, må jeg bare sige, at vi har oplevet, at Docendo skaber struktur på alle områder.
Al forandring er selvfølgelig svær, så vi havde mange henvendelser med ordlyd i retning af ”hvorfor skal vi have nyt system igen?”. Disse forstummede dog ret hurtigt, da overblikket og det visuelle udtryk i Docendo er så tilgængeligt og overskueligt, som det er, og fordi ledelse, lærere og pædagoger alle kan deltage i planlægningen deri. Brugerfladen gik der ikke længe, før de fleste følte sig hjemme i.
“I en coronatid, hvor skolen skal være omstillingsparat til en udfordring og opgave, vi aldrig har set før, har Docendo skabt ro i kaos.”
Henriette Qvist Muldbjerg, Aars Skole
Oprindeligt var Docendo hos os tiltænkt at skulle tages i brug kun i udskolingen i dette skoleår – men da corona ramte os for anden gang, og da Vesthimmerlands Kommune lukkede ned sammen med de andre Nordjyske kommuner, tog vi skridtet og lagde hele vores planlægning og alle skemaer i Docendo. Et skifte, som vi normalt ville være tilbageholdende med midt i et skoleår, men trods det med en positiv tilgang fra hele personalet med udsigt til fordelene. Så vores erfaringer fra udskolingen gjorde, at vi var helt trygge ved at udbrede Docendo til hele skolen.
Vi valgte at iværksætte step for step, fordi Docendo har rigtig mange funktioner, og på den måde kan hjælpe på rigtig mange områder. Den iværksættelse er stadig i gang, men flere i personalegruppen kommer løbende og efterspørger funktioner og løsninger på problematikker i skema- og planlægningsregi, hvor vi oftest kan svare ”ja, det kan vi sagtens gøre i Docendo”, hvor man tidligere har været mere vant til, at små justeringer i skemaer, var en alt for tung opgave. Så vi lader det løbende udvikle sig. Vi har i ledelsen italesat, at systemet kan meget mere, og det opdager personalet løbende.
“Der findes for SFO’er ikke systemer, som på samme måde som Docendo kan give et overblik over den fleksible verden, som SFO er og skal være…”
Henriette Qvist Muldbjerg, Aars Skole
I en coronatid, hvor skolen skal være omstillingsparat til en udfordring og opgave, vi aldrig har set før, har Docendo skabt ro i kaos. Vi har løbende uden store tidsmæssige omkostninger kunnet skemalægge os ud af udfordringer med omlagt undervisning på skolen og hjemme, vikardække, forandre og ændre – og personalet har oplevet ro omkring deres opgave i hvert fald skema- og overbliksmæssigt.
Når vi starter op igen efter nytår (om det så bliver i januar eller senere), har vi i Docendo klargjort en plan a, b og c for skemaerne, så vi er klar til forskellige corona-scenarier.
Også pædagogerne fra SFO-området har tilkendegivet, at det har været fantastisk at gå fra skemaer i regneark til et system, hvor tingene giver mening, skaber overblik og trods løbende tilretninger giver ro. Der findes for SFO’er ikke systemer, som på samme måde som Docendo kan give et overblik over den fleksible verden, som SFO er og skal være, og hvor SFO organisations- og skemamæssigt indtænkes som en ligeså naturlig del af skoledagen som klasseskemaer.
I vores SFO-skema i Docendo lægger vi således vagter og konkrete aktiviteter ind, og det giver hver medarbejder et altid opdateret overblik over egne og fælles opgaver. Det giver os på Aars Skole den store fordel, at der i den indbyggede vikardækning i Docendo bliver taget højde for, når der opstår fravær for personale ikke kun i skolen men også i SFO’en.
Udsigt til flere fordele ifm. ny arbejdstidsaftale mm.
På vores skole har Docendo allerede, selvom vi endnu ikke udnytter alle funktioner, skabt en struktur og et overblik, som skaber gode rammer og muligheder, og som samtidig giver en meget velkommen overskuelighed.
Mens vi hovedsageligt har koncentreret os om at bruge Docendo til de løbende ændringer i skemaerne, har vi endnu ikke taget den del i brug, hvor opgaver og timefordeling også bliver synlig for personalet. Men vi har netop fået øje på, at Docendo i en tid med en ny arbejdstidsaftale løbende kan hjælpe med at synliggøre arbejdstid og samlet forberedelsestid, hvilket kommer til at hjælpe os i ledelsen med at stille en opdateret arbejdstidsopgørelse til rådighed for vores personale.
Vi er blevet så glade for Docendo, at vi skal bruge det fremadrettet ift. skema- og planlægning, og vi regner med at arbejde videre med de funktioner, som for personalet er med til at forbedre hverdagen – eks. klarhed over møder via mødekalendere, arbejdet med to-lærer-timer og særlige indsatser for elevgrupper.
Derudover er en af de ting, som vi med stor glæde ser frem til ifm. med andet skolehalvår, planlægningen i udskolingen, hvor vi i Docendo forventer at kunne skabe en langt bedre fordeling og et bedre skema, end vi tidligere har kunnet. En planlægning, som giver overblik, men også en god fordeling til glæde for både elever og personale.
Vi oplever hos Docendo-folkene samtidig en lydhørhed over for at udvikle funktioner og tiltag, der for os som skole kan gøre det lettere at håndtere vikardækning, skemalægning og holde overblik i den foranderlige og fleksible verden, som en skole er – tiltag til gavn for personalet, så vi i den sidste ende skaber en bedre hverdag for eleverne og et godt indblik i skoledagen for forældrene.
