På Sofiendalskolen i Aalborg har de forskellige teams netop lagt sidste hånd på fagfordelingen for skoleåret 20/21, inden den skal godkendes endeligt af skolens ledelse. Dertil skal nye ansættelser helt på plads, før den endegyldige fagfordeling ligger helt klar. På den måde ligner årets arbejde med fagfordelingen tidligere års processer, og alligevel har det været helt anderledes, da covid-19 har begrænset muligheden for teams for at mødes fysisk om fagfordelingen. Det fortæller Mathias Mose Olesen, der er lærer samt skema- og fagfordelingskoordinator;
– Tidligere år fandt de forskellige teams en fysisk placering at sidde på skolen, mens fagfordelingen stod på. Fagfordelingen i år bar præg af, at vi ikke kunne sidde sammen – at vi ikke kunne sidde og kigge hinanden i øjnene og sætte streger på et stykke papir for at få lavet en rigtig plan sammen.
Skolens teams og ledelse har derfor måttet tænke i nye baner med online samarbejde og virtuelle møderum – noget, der paradoksalt nok samtidig har betydet en mere effektiv fagfordelingsproces for skolen;
– At gå fra at sidde på skolen med en fast fysisk placering og til at samarbejde online om fagfordeling har skabt nye arbejdsgange for os. Og vi har faktisk sparet tid i vores teams, fordi det har vist sig at være en effektiv måde at samarbejde på. Også i forhold til ledelsen som før gik rundt mellem alle de forskellige teams på skolen for at støtte processen, hvor vi år i stedet har haft en direkte online forbindelse til ledelsen. På den måde har vi sparet tid i forhold til andre år, fortæller Mathias.
Ifølge Mathias vil nogle af disse nye digitale arbejdsgange også gøre sig gældende næste år, når fagfordelingen igen skal på plads.
Blandt de første til at bruge Docendos funktion til fagfordeling – har bidraget med værdifuld feedback
Som en central del af den online arbejdsgang, har skolens teams blandt de første i landet brugt Docendos nye funktion til fagfordeling. Ifølge Mathias har det givet et bedre organisatorisk overblik;
– Her har Docendo hjulpet. Man får hurtigt et overblik over hvor meget, der mangler at blive fagfordelt, og hvis nogen har fået en lektion for meget eller for lidt. Det giver også den enkelte lettere mulighed for at byde ind, for eksempel hvor en lærer hos os med matematiktimer på 9. årgang kunne se, at han lige havde plads til at gå ned og læse matematiktimer i 6. klasse. Der kan overskudstimer ellers være svære at se, hvis man sidder med 10 forskellige stykker papir i de forskellige teams. Det overblik fik vi hurtigere i år!
Også internt i skolens teams melder Mathias om, at man i Docendo øjeblikkeligt har fået overblik over de opgaver, der skal fordeles i teamet med den indbyggede filtreringsmulighed, hvor teamet kan tilpasse visningen til teamets medlemmer og klasser;
– Her kan man i stedet have det hele på én skærm, og ’zoome ind’ på teamet med filtrene. Det giver teamet et godt overblik.
I perioden, hvor Sofiendalskolen har benyttet sig af fagfordelingsfunktionen, har Docendo også modtaget feedback og ønsker til udvidelse og forbedring af funktionen – dette har allerede resulteret i yderligere funktionalitet, mens vi i Docendo planlægger at gøre fagfordelingsfunktionen endnu bedre til næste år baseret på blandt andet Sofiendalskolens tilbagemeldinger.
Klar til automatisk skemalægning
Når de sidste detaljer er på plads i fagfordelingen, tager Sofiendalskolen hul på automatisk skemalægning, som er et nyt produkt hos Docendo, hvor fagfordelingen automatisk kan importeres. Det betyder, at Mathias Mose Olesen med en færdig fagfordeling efterfølgende i Docendo kan få dannet automatisk genererede skemaer for skolen, som kan fungere som godt udgangspunkt for de sidste finpudsninger for næste skoleårs skemaer for klasser og personale. En proces Mathias mener, giver dem en hurtigere vej til færdige skemaer;
– Når man lægger laget til, der hedder ’Zen’ (produktnavnet på Docendos automatiske skemalægning, red.), eliminerer vi synsningerne. Vi starter med at lave skemaudkast med Zen i stedet for at man skal sidde 10 mennesker og lave skemaerne fra bunden.
Docendo sender en stor tak til Sofiendalskolen og Mathias Mose Olesen for altid værdifuld løbende og konstruktiv feedback – især på fagfordelingsfunktionen og automatisk skemalægning i Docendo.
Vil du vide mere om fagfordeling og automatisk skemalægning i Docendo? Se videoerne nedenfor!
Ring eller skriv til os, hvis vi kan hjælpe med noget
Vi sidder klar på både telefon og chat som sædvanligt, og din skole er velkommen til at kontakte os, hvis vi kan hjælpe jer med noget i forbindelse med fagfordeling, oprettelse af nyt skoleår eller lignende.
